A modern üzleti világban az idő a legértékesebb erőforrás, mégis számtalan vállalkozás pazarolja el óráit dokumentumok keresésével, szerződések adminisztrálásával. A papíralapú szerződéskezelés nemcsak lassú és körülményes, hanem konkrét üzleti kockázatokat is rejt magában.
Egy átlagos kisvállalkozásnál évente több tucat, akár száz szerződés is születhet – beszállítói megállapodások, munkaszerződések, bérleti szerződések, szolgáltatási keretszerződések.
Mindegyik dokumentumnak megvan a maga életciklusa: tervezet, véglegesítés, aláírás, tárolás, majd szükség esetén előkeresés. A hagyományos, papíralapú rendszerben ez a folyamat nemcsak időigényes, hanem hibalehetőségekkel teli is.
Ha papíralapú szerződésekkel dolgozunk, a következő problémákkal nap mint nap szembesülünk:
Ezek a problémák nemcsak frusztrálóak, hanem valós üzleti veszteségeket okoznak: elvesztegetett munkaórák, csúszó szerződéskötések, romló partnerkapcsolatok.
A digitális átállás a szerződéskezelésben üzleti szükségszerűség. A modern technológia olyan eszközöket ad a kezünkbe, amelyekkel drasztikusan egyszerűsíthetjük és gyorsíthatjuk a folyamatokat, miközben növeljük a biztonságot és átláthatóságot.
A digitális szerződéskezelés lényege, hogy a teljes életciklust – a dokumentum létrehozásától az aláíráson át az archiválásig – egyetlen integrált rendszerben kezeljük. Nincs médiaváltás, nincs adatvesztés, minden lépés dokumentált és visszakövethető.
Az elektronikus aláírás ma már teljes jogi érvényességgel bír Magyarországon is. A hatályos jogszabályok egyértelműen elismerik az elektronikus aláírás hitelességét, így nincs akadálya a teljes digitalizációnak.
A VOSZPort átfogó megoldást nyújt a szerződéskezelés digitalizálására, két egymást kiegészítő modullal: az e-szerződés és az e-aláírás szolgáltatással.
A rendszer intuitív használatot biztosít: választhatunk előre elkészített sablonokból, vagy feltölthetjük saját dokumentumainkat. A sablonok különösen hasznosak gyakran használt szerződéstípusoknál. A dokumentum előkészítése után megadhatjuk az aláírók adatait, kijelölhetjük az aláírás helyét, majd a rendszer elektronikusan elküldi a szerződést.
A folyamat minden lépése valós időben követhető – látjuk, ki nyitotta meg a dokumentumot, ki töltötte le, és természetesen azt is, ki írta már alá. Az Eszerződés.hu szolgáltatással való integráció révén a VOSZPort felhasználók 3 hónapig díjmentesen használhatják a prémium funkciókat.
Az elektronikus aláírás az ittírdalá.hu és a GoodID mobilapplikáción keresztül érhető el. A folyamat egyszerű: akár okostelefonról is aláírhatjuk a dokumentumokat, így nem kell az irodában lennünk egy sürgős szerződéshez. A VOSZPorton keresztül regisztrálók 10 dokumentumot díjmentesen írhatnak alá.
A digitális szerződéskezelés konkrét előnyöket hoz. A gyorsaság versenyelőnyt jelent – napok helyett órák alatt lezárható egy üzlet. A költségmegtakarítás sem elhanyagolható: nincs nyomtatás, postázás, fizikai tárolás. A professzionális megjelenés bizalmat épít az ügyfelekben. És ami talán a legfontosabb: a hibamentesség és jogi biztonság hosszú távon megvédi vállalkozásunkat.
A papírhalmok kora lejárt. A VOSZPort E-szerződés és E-aláírás moduljai kifejezetten a hazai kis- és középvállalkozások igényeire szabva készültek, hogy könnyen kezelhető, mégis professzionális megoldást kínáljanak.
Regisztráljon most a VOSZPortra, és tapasztalja meg, milyen egyszerű és hatékony lehet a szerződéskezelés! Az első 10 dokumentum aláírása ingyenes. Felejtse el a papírhegyeket – a digitális megoldás már itt van, ideje kihasználni az előnyeit!
Havi két email, tele hasznos tartalmakkal, tanácsokkal a digitális átálláshoz és pályázati lehetőségekkel.
