Sok kisvállalkozás úgy gondolja, hogy a szabályozási megfelelés – legyen szó adatvédelemről, dokumentumok hitelességéről vagy átlátható nyilvántartásról – elsősorban a nagyvállalatokra vonatkozik. A valóság azonban az, hogy a GDPR és az elektronikus ügyintézésre vonatkozó előírások minden vállalkozásra egyformán érvényesek, mérettől függetlenül.
A kisebb cégek gyakran halogatják ezeket a kérdéseket, vagy igyekeznek a megszokott, papíralapú módszerekkel megoldani őket. Csakhogy éppen ez a megközelítés szüli a legtöbb hibát: egy elveszett szerződés, egy nem dokumentált hozzájárulás vagy egy visszakereshetetlen e-mail pillanatok alatt komoly fejfájást okozhat.
Jó hír, hogy a digitális megfelelés sokkal egyszerűbb, ha a vállalkozás működésébe van építve, és nem utólagos, manuális rutinokra épül.
Nézzük, melyek azok a területek, ahol a kisvállalkozások leggyakrabban futnak bele problémákba – és ahol a legkönnyebb változtatni.
Az adatvédelmi rendelet mindenkire vonatkozik, aki személyes adatokat kezel – márpedig ez gyakorlatilag minden vállalkozást érint.
Tipikus problémák:
Következmény: adatkezelési incidensek, vitás helyzetekben bizonyíthatatlanság, bírságkockázat.
A papíralapú aláírás lassú, bizonytalan (elveszhet, megsérülhet), és utólag nehéz igazolni a hitelességét. Az Európai Unió eIDAS rendelete alapján az elektronikus aláírás jogilag egyenértékű a kézzel írt változattal – ráadásul gyors, biztonságos, és automatikusan tárolódik.
Egy váratlan ellenőrzés során az első kérdés általában: „Kérem a dokumentumokat!" Ha a szerződések papírdossziékban vagy különböző e-mail mappákban vannak szétszórva, a keresés órákig tarthat.
A papíralapú tárolás problémái:
A VOSZPort kifejezetten a mikro-, kis- és középvállalkozások igényeire szabott platform. A digitális megfelelés szempontjából különösen értékesek az e-szerződés és e-aláírás funkciók. A rendszer megfelel az ISO 27001 és GDPR előírásoknak, az adatok titkosítottan és szabályozott hozzáféréssel tárolódnak.
A VOSZPort elektronikus szerződéskötési szolgáltatása lehetővé teszi a szerződések teljes életciklusának digitális kezelését.
Hogyan működik?
A szerződések jogilag érvényesek – a rendszer megfelel a hatályos jogszabályoknak, így az elektronikusan aláírt dokumentumok ugyanolyan jogerővel bírnak, mint a papíralapú változatok. A szolgáltatás az Eszerződés.hu-n keresztül érhető el, a prémium funkciók 3 hónapig díjmentesen használhatók.
Az elektronikus aláírás az ittírdalá.hu és a GoodID mobilalkalmazás segítségével érhető el. A VOSZPorton keresztül történő regisztrációért 10 díjmentes dokumentumaláírás jár.
Előnyök:
Ha rendelkezik személyi igazolványhoz kapcsolódó digitális hitelesítéssel, az aláíráshoz nincs szükség másra.
A VOSZPort moduljai biztonságos dokumentumtárolást biztosítanak: a dokumentumok a rendszerben maradnak, időbélyeggel és státusszal rendelkeznek, bármikor letölthetők. Az aláírási folyamat lépései naplózottak, így hatósági ellenőrzésnél a szükséges iratok egy kattintással elővehetők.
A digitális megfelelés nem igényel nagy rendszerberuházást. Egy integrált megoldással – mint a VOSZPort – a szabálykövetés a napi működés természetes részévé válik: láthatatlanul, a mindennapi folyamatok részeként.
Regisztráljon a VOSZPortra, és tapasztalja meg, hogy a digitalizáció nem költség, hanem befektetés – ami már az első héten megtérül!
Havi két email, tele hasznos tartalmakkal, tanácsokkal a digitális átálláshoz és pályázati lehetőségekkel.
